Job Desciption Program Kerja Kepanitiaan dalam Acara Lengkap

JOB DESCRIPTION PANITIA DIKSARKOP 2018

DESKRIPSI KERJA PANITIA

Penanggung Jawab

Steering Committee (SC)

1.      Membuat konsepan bersama dengan ketua pelaksana dan Seluruh Personil

2.      Mengarahkan dan memberi pertimbangan kepada panitia pelaksana dalam kegiatan DIKSARKOP dengan tujuan yang telah di tetapkan;

3.      Memantau perjalanan kerja seluruh panitia;

4.      Membuat dan Menindaklanjuti MOU Panitia;

5.      Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;

6.      Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua pelaksana yang berkaitan dan/atau ketua kopma;

7.      Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

8.      Bertanggungjawab kepada Ketua KOPMA atas pelaksanaan kegiatan

9.      Bertugas sebagai pemantau kinerja panitia pelaksana sesuai dengan pembagian divisi panitia pelaksana, yaitu:

(Sc 1: Memantau kinerja Bendahara, Sekretaris, Marketing dan Acara)

(Sc 2: Memantau kinerja Divisi D2, Dokumentasi dan logistik)

(Sc 3: Memantau kinerja Divisi Mentor, Konsumsi, P2 dan Pubum)

Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

1.       Berhak dan wajib berkoordinasi dengan divisi kerja lainnya dalam kepanitiaan;

2.       Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan lintas divisi

3.       Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;

4.       Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator divisi dan/atau ketua pelaksana;

5.        Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;

6.       Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Pelaksana

1.      Membuat konsepan acara bersama SC dan OC

2.      Mengkoordinasikan panitia;

3.      Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;

4.      Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;

5.      Berkoordinasi dengan SC;

6.      Bertanggungjawab kepada SC;

7.      Meminta laporan kepada koordinator divisi;

8.      Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

1.      Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang dibutuhkan;

2.      Menyiapkan dan mengedarkan presensi;

Daftar hadir rapat

Daftar hadir pelaksanaan (panitia,undangan, peserta diksarkop, dsb)

3.      Berkomunikasi dengan divisi terkait sesuai dengan kebutuhan surat

4.      Membuat surat àSesuai SOP KOPMA;

seperti : Permohonan Izin Kegiatan/Rekomendasi, SK Kepanitiaan, Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,  Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb

5.      Membuat proposal dan TOR kegiatan; (max. September 2018)

6.      Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;

7.      Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan

Seperti :Lembar biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;

8.      Membuat notulensi rapat yang di tandatangani ketuapelaksana.

9.      Membuat jadwal dan agenda rapat bersama Ketua Pelaksana dan Divisi Acara.

10.  Membuat table name Juri, ketua pelaksana, pembina kopma dll.

Bendahara

1.      Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi;

Insentif Pemateri, Juri, Juara;

2.                              Menyusun rencana anggaran belanja (RAB) untuk memenuhi kebutuhan event

3.      Membuat pembukuan perdanaan secara rinci dan jelas;

4.      Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;

Koordinator Divisi

1.      Mengkoordinasikan staff dalam divisi masing–masing;

2.      Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas divisinya;

3.      Wajib mengetahui progresan kerja dan keaktifan staff divisi.

4.      Bersama staff divisi membuat laporan kegiatan tiap divisi secara tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;

Divisi Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

1.      Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge, perlengkapan dan tempat);

2.      Bersama divisi logistik menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

3.      Menentukan konsepan acara bekerjasama dengan ketua pelaksana terkait lomba lomba pada saat pelaksanaan DIKSARKOP

4.      Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;

5.      Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;

6.      Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait;

7.      Mempersiapkan hal hal untuk pelaksanaan Pra Diksarkop;

8.      Bersama ketua pelaksana membuat MOU peserta dan menentukan oleh oleh peserta;

9.      Membuat RAB;

10.  Menentukan Tema dan Jargon;

11.  Membuat List Perlengkapan dan Peralatan yang dibutuhkan

12.  Membuat Pewara Upacara Pembukaan dan penutupan;

13.  Menentukan Dresscode kegiatan;

Divisi Pubhum

1.      Mempublikasikan kegiatan PRA DIKSARKOP dan DIKSARKOP 2018 dalam media terkait pamphlet kegiatan (ig kopma);

2.      Membantu divisi kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan;

3.      Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara;

4.      Membuat dan Menyusun List Perlengkapan dan Peralatan yang dibutuhkan;

5.      Membuat RAB;

6.      Mengagendakan sosialisasi DIKSARKOP pada saat PRA DIKSARKOP

7.      Berkoordinasi dengan divisi Acara terkait juri perlombaan, pemateri dan moderator;

8.      Menginfomasikan agenda rapat panitia dan menginfomasikan kegiatan PRA DIKSARKOP kepada panitia dan peserta DIKSARKOP;

9.      Standby bersama divisi acara untuk menjemput juri dan moderaor untuk perlombaan;

10.  Mengajukan proposal ke WR

Divisi Logistik

1.      Merancang dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang dibutuhkan perlengkapan sarana;

2.      Mengadakan hubungan/kontak perjanjian dalam hal peminjaman/penyewaan peralatan bekerjasama dengan sekretaris;

3.      Bertanggungjawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan;

4.      Menggadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan;

5.      Membuat RAB;

6.      Menyediakan hadiah lomba DIKSARKOP bekerjasama dengan divisi acara

7.      Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;

8.      Membantu print sertifikat panitia dan peserta bekerjasama dengan desain dan dekorasi;

Divisi P2

1.      List kebutuhan obat-obatan umum dan pengadaanya;

2.      Mengetahui berbagai macam penanganan terhadap pasien;

3.      Membuat format data MABA yang sakit bekerjasama dengan mentor (dapat bekerjasama dengan P2 atau mentor MOKAKU);

4.      Bekerjasama dengan KSR (persuratan ke sekretaris) untuk membantu;

5.      Siapkan kebutuhan P2 (Tandu, minum gallon, matras dll);

6.      Siapkan ruangan P2, membuat jadwal piket P2 dan pembagian kerja;

7.       Stand byekendaraanuntuktindakanke RS;

8.       Stand bye Hubungi Ustadz untuk penanganan pasien (kerasukan);

Mentor

1.         PJ mentor membagikan tugas tugas kepada mentor mentor dan penempatannya;

2.         PJ Mentor membuat format biodata peserta DIKSARKOP  untuk dibagikan ke mentor untuk diisi oleh mentinyauntukdibuatbukubiodataangkatan;

3.         Setiap mentor mengetahui dan mengkaji materi tentang perkoperasian dan disetiap mentoring mentor memberikan arahan dan membuat mentinya nyaman untuk berdiskusi;

4.         Mentor tidak membocorkan privasi kegiatan panitia kepada peserta;

5.         List kondisi kesehatan peserta yang sakit untuk ke P2;

6.         Mentor sebagai pembimbing peserta DIKSARKOP dalam mengkondisikan oleh oleh;

7.  Berperilaku baik, tegas, berwawasan, memberikan pengaruh postif, friendly,professional;

8.         Setiap mentor mempunyai data nomor kontak orang tua peserta/ibukos;

9.         Mentor selalu stand bye dengan mentinya dan kondisikan mentinya untuk dapat disiplin dalam hal apapun;

10.     Mentor bertanggungjawab atas segala hal yang berhubungan dengan mentinya;

11.     Mentor memberikan pengaruh positif dan teladan;

12.     Mentor memegang daftar absensi menti setiap harinya;

13.      PJ mentor membuat soal evaluasi.

Divisi Dokumentasi

1.      Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto atau video (membuat video tentang DIKSARKOP tahun lalu);

2.      Pembagian tugas dalam mengambil dokumentasi pada saat kegiatan berlangsung secara merata;

3.      Berkoordinasi dengan divisi lain (desain, dekorasi dan pubhum) secara kooperatif;

4.      Mengambil foto dengan baik dan mengarsipkannya dalam satu polder dengan rapi;

5.      Membuat dan Menyusun List Perlengkapan dan Peralatan yang dibutuhkan

6.      Membuat RAB

7.      Membuat trailer (coming soon) DIKSARKOP;

8.      Frame

9.      Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

Divisi Desain dan Dekorasi

1.      Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (pamphlet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) memberikan kepada divisi pubhum

2.      Membuat design banner, poster perlombaan, sertifikat, KTA dan id card;

3.      Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta bekerjasama dengan divisi Logistik

4.      Membuat tanda kepanitiaan (id card), bekerjasama dengan divisi logistik

5.      Membuat desain proposal untuk marketing;

6.      Membuat design panggung dan ruangan;

7.      Membuat design baju (kemeja/kaos); *jika ada

8.      Mengupayakan adanya perlengkapan dan tempat yang dibutuhkan kegiatan;

Divisi Marketing

1.      Membuat list kebutuhan dan anggaran

2.      Membuat list sponsor

3.      Mengajukan proposal; sponsorship

4.      Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan

5.      Melakukan follow up dana dana usaha pra acara

6.      Mengurus pihak sponsor yang akan datang saat hari H

7.      Melakukan follow up dana danu saha pasca acara

8.      Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait

9.      Mencari Konveksi Pembuatan Atribut (baju, stiker, banner, poster, KTA)

Divisi Konsumsi

1.   Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya (untuk juri, tamu undangan, ormawa, panitia DIKSARKOP)

2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, juri dan pengisi acara/undangan;

3.      Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;

4.      Membuat anggaran dan mengurus biaya konsumsi (RAB);

5.      Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran;

6.      Bertanggungjawab kepada ketua pelaksana.

Berbagi :